Har du problem med att ofta bli avbruten mitt i ett viktigt arbete? Här kommen ny forskning som kanske kan hjälpa dig – och dessutom få dig att inse att oönskade avbrott inte alltid är så dumt…
Tänk dig den här situationen:
Du håller som bäst på att slutföra ett viktigt projekt när en arbetskamrat tittat förbi.
– Hej, kan jag få ställa en snabb fråga?
Nej, det får du inte, ser du inte att jag är upptagen, tänker du. Men du säger:
– Självklart, vad gäller det?
Fem minuter och femton frågor senare tackar din arbetskamrat för hjälpen.
– Det var så lite, säger du.
Men du tänker: Att man aldrig kan få jobba utan att bli störd!
För de flesta i dagens arbetsliv hör avbrott till den dagliga rutinen. Medarbetare, chefer och kunder brukar ha en osviklig förmåga att höra av sig när du har som mest bråttom. Eller så är det sms eller email som kräver din omedelbara reaktion. Och har du jobbat hemma under pandemin är det kanske dina barn som pockar på din uppmärksamhet.
Du bli avbruten upp till åttio gånger – om dagen!
Många olika undersökningar har visat att du i genomsnitt blir avbruten allt mellan tio och åttio gånger per dag, beroende på yrke och omständigheter. Det är en faslig massa tid som försvinner när du måste lägga tankemöda på något annat än du tänkt dig. Och det är just den känslan av tidsförlust som gör att du blir stressad och riskerar att prestera sämre, både på den uppgift du just höll på med men också den uppgift du blev avbruten med.
Harvard Business Review berättar om intressant forskning på området. I en studie lät man deltagarna börja jobba med en uppgift (A) för att lite senare avbryta och be deltagarna göra en helt annan uppgift (B). Halva gruppen fick veta att det fanns gott om tid att senare slutföra den första uppgiften (A). Den andra halvan fick ingen sådan information.
Resultatet blev att den grupp som inte fått någon information om att det fanns gott om tid att återgå till uppgift A, presterade signifikant sämre på uppgift B, gjorde många fler fel och fattade fler dåliga beslut. Forskarna förklarar detta med att den gruppen inte helt kunde släppa uppgift A och därför inte heller kunde vara fokuserad på uppgift B.
Fokusera på det viktiga – och lämna resten bakom dig
Känner du igen dig? Att göra flera saker samtidigt under tidspress är sällan en bra idé…
Men det finns en räddning, enligt forskarna. De gjorde om samma studie men testade dessutom en teori om hur man kan klara av ett oönskat avbrott på bästa sätt. Även här delade de in deltagarna i två grupper. Den ena fick i samband med avbrottet en minut att förbereda sig på hur de skulle bete sig när de återvände till uppgift A. Den andra gruppen fick ingen sådan information.
Och du har säkert redan räknat ut hur det gick – den informerade gruppen presterade även här betydligt bättre på uppgift B. Förklaringen är ungefär densamma som i det första exemplet, förmågan att fokusera på rätt uppgift (och lämna annat bakom sig) var avgörande för hur de lyckades.
Bra för dig – och för den som avbryter…
Forskarna kallar denna teknik för ”Ready to Resume” (ungefär: Gör dig / redo att återuppta / uppgiften) och går ut på att när du blir avbruten ska du snabbt fundera på hur långt du har hunnit, vad nästa steg är och vilka problem du måste lösa. På så sätt kan du lämna den ursprungliga uppgiften i lugn och ro, i fast förvissning om att du utan problem kan återkomma till den. Och sedan helhjärtat ge dig hän åt den nya uppgiften.
Det här är säkert nyttigt kunskap för många stressade medarbetare och chefer runt om på våra arbetsplatser. Men nu är det kanske inte så lätt att be högste chefen vänta när hen knackar på din axel, för att du ska få tid att sammanfatta det du just höll på med. Eller när din närmaste arbetskamrat vill ha hjälp med något akut.
Men vi tror, liksom författarna till forskningsrapporten, att det finns en annan grupp av människor som borde ha ännu större nytta av den här kunskapen:
De som ständigt avbryter…
Så här ska du behandla de som har för vana att störa dig i ditt jobb: Varje gång någon avbryter dig säger du med vänlig stämma “Javisst, men ge mig bara en minut till att summera det jag just håller på med”.
På det här sättet vinner du två saker:
1. Det är förmodligen ingen (inte ens din högst chef) som protesterar mot att du är fokuserad på ditt jobb.
2 Du sänder en signal att du faktiskt gör en uppoffring – och att detta kanske får den som avbröt dig att tänka sig för nästa gång.
Blir du ofta störd? Då är du betydelsefull!
Om ovanstående inte fungerar kan du i alla fall trösta dig med att om du ofta blir avbruten i ditt jobb betyder det att du är en betydelsefull tillgång på företaget!
Forskare vid University of Cincinnati följde 111 medarbetare på olika arbetsplatser under tre veckor och frågade dem om vad de tyckte om sina arbeten, bland annat om att bli avbruten. Svaren de fick var en aning motsägelsefulla:
• Att bli avbruten i sitt arbete var mentalt stressande och bidrog till minskad produktivitet.
• Samtidigt tyckte de som blev avbrutna att det ökade deras känsla av tillhörighet, att de kände sig sedda och delaktiga, när kollegor och chefer pratade med dem, vilket ökade deras arbetstillfredsställelse. Som i sin tur ökade deras produktivitet.
• Forskarna förklarar fenomenet ungefär så här: De negativa konsekvenserna av att bli avbruten i sitt arbete uppvägs av de positiva konsekvenserna av att bli sedd och uppmärksammad, vilket är ett kvitto på att man är ”en viktig del av gruppen”.
Så, om vi ska sammanfatta ovanstående forskning får det väl bli så här:
Att ofta bli avbruten i sitt arbete är både irriterande och stressande.
Men alternativet – att aldrig bli avbruten – är värre…
